Thông tin Công nghệ thông tin Y tế

Quy chế Sử dụng hệ thống thư điện tử Bộ Y tế

27/12/2013 10:00

(Ban hành kèm theo quyết định số 5231/QĐ-BYT, ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)


QUY CHẾ

Sử dụng hệ thống thư điện tử Bộ Y tế

(Ban hành kèm theo Quyết định số:    /QĐ-BYT,

ngày    tháng    năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

 

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dung

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc, quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử của Bộ Y tế trong hoạt động của Bộ Y tế.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế và cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Y tế

Điều 2. Hệ thống thư điện tử của Bộ Y tế

1. Hệ thống thư điện tử Bộ Y tế (sau đây viết tắt là HTTĐT) là phương tiện giúp cho các cơ quan, tổ chức; các cán bộ, công chức, viên chức sử dụng để trao đổi, gửi nhận thông tin phục vụ hoạt động điều hành, tác nghiệp của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng một cách nhanh chóng và thuận lợi

HTTĐT Bộ Y tế có địa chỉ trên Internet: http://mail.moh.gov.vn.

2. HTTĐT Bộ Y tế được cài đặt trên máy chủ (Mail Server) tại Trung tâm tích hợp dữ liệu Bộ Y tế.

3. HTTĐT Bộ Y tế có cả tiếng Anh và tiếng Việt để cán bộ, công chức, viên chức dễ truy cập và sử dụng

Điều 3. Quản lý nhà nước về Hệ thống thư điện tử

1. Văn phòng Bộ Y tế(Phòng Công nghệ thông tin) thống nhất quản lý HTTĐT Bộ Y tế.

2.Văn phòng Bộ Y tế (phòng Công nghệ thông tin) chịu trách nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ Y tế thực hiện nhiệm vụ quản lý, duy trì vận hành HTTĐT theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật, bảo đảm cho HTTĐT luôn hoạt động thông suốt, an toàn và đúng mục đích.

CHƯƠNG II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Định dạng địa chỉ hộp thư

Định dạng địa chỉ hộp thư Bộ Y tế gồm các loại:

1. Hộp thư cho các đơn vị, Vụ, Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ (gọi chung là hộp thư công vụ): Là hộp thư dùng chung của một đơn vị Vụ, Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ đặt tên như sau:tendonvi@moh.gov.vn; trong đó : tendonvi là viết tắt tên Vụ, Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ được cấp hộp thư.

Ví dụ: Vụ Hợp tác quốc tế có địa chỉ hộp thư như sau: htqt@moh.gov.vn)

2. Hộp thư cá nhân là hộp thư dung riêng cho từng CCVC có định dạng như sau:

Tenhodem.tendonvi@moh.gov.vn trong đó: tenhodem được đặt theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm, tendonvilà tên của đơn vị được viết tắt bằng tiếng Việt không dấu, ngăn cách giữ tên họ đệm và tên cơ quan bởi dấu chấm.

Ví dụ: Nguyễn Văn A, Vụ Hợp tác quốc tế có hộp thư như sau: anv.htqt@moh.gov.vn.

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức có hai hoặc hơn hai CCVC trùng họ, chữ đệm và tên thì quy ước thêm số thứ tự vào liền sau tenhodem

3. Hộp thư nhóm: Là hộp thư dùng chung cho nhóm các Lãnh đạo, đoàn thể, tổ chức, đơn vị trong cơ quan Bộ, được đặt tên như sau: group.tennhom@moh.gov.vn . trong đó tennhom là tên tổ chức của nhóm

Ví dụ: Nhóm đoàn thành niên Bộ Y tế có địa chỉ hộp thư nhóm như sau: Group.doanthanhnienbyt@moh.gov.vn.

Điều 5.Cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư

1. Khi cần cấp mới hộp thư điện tử cho đơn vị hoặc cho cán bộ công chức mới tuyển hoặc khi có thay đổi về tổ chức, khi có cán bộ công chức nghỉ việc hoặc về hưu, chuyển công tác sang địa phương khác phải có công văn gửi Văn phòng Bộ Y tế (phòng Công nghệ thông tin) đề nghị cấp mới, thay đổi hộp thư.

2. Văn phòng Bộ Y tế có trách nhiệm cập nhật kịp thời các thông tin thay đổi vào danh bạ thư điện tử của Bộ Y tế để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống cơ sở dữ liệu thư điện tử.

3. Hộp thư điện tử của các đơn vị sẽ bị xóa bỏ khỏi HTTĐT Bộ Y tế trong các trường hợp sau:

a, không đưa vào sử dụng sau 6 tháng kể từ ngày được cấp;

b, Vi phạm các khoản tại Điều 8 của Quy chế này.

Điều 6. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử

Mọi thông tin về đơn vị khi đăng ký sử dụng HTTĐT được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của Bộ Y tế gọi là danh bạ thư điện tử của Bộ Y tế. Danh bạ thư điện tử của Bộ Y tế được công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế.

CHƯƠNG III. SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 7. Thông tin trao đổi qua HTTĐT, tiêu chuẩn áp dụng và tính pháp lý của nội dung thông tin

1.     Thông tin trao đổi qua HTTĐT:

a) Bao gồm các dạng như văn bản (có cấu trúc, phi cấu trúc), âm thanh, hình ảnh, video tư liệu.

b) Văn bản gửi nhận qua HTTĐT gồm các loại: Lịch công tác của cơ quan, tổ chức; các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật). Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: Giấy mời, công văn, báo cáo, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua HTTĐT phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;

c) Sử dụng HTTĐT để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công;

2. Thống nhất sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thực hiện các nội dung, văn bản trao đổi trong HTTĐT Bộ Y tế.

3. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua HTTĐT phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, được quy định Thông tư số  01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Điều 8. Những hành vi bị cấm khi sử dụng HTTĐT

1. Dùng HTTĐT để gửi nhận:Các thông tin có nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2. Sử dụng HTTĐT để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác được pháp luật quy định.

3. Sử dụng HTTĐT để cung cấp thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân.

4. Dùng HTTĐT để quảng bá, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của pháp luật

5. Sử dụng HTTĐT trong các giao dịch gửi nhận khác vi phạm hiến pháp và pháp luật của Việt Nam cũng như các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Điều 9. Kiểm tra thư và phản hồi thư

Các đơn vị, tổ chức và cán bộ công chức, viên chức đã đăng ký sử dụng HTTĐT, phải thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử để nhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của cơ quan tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến.

 

 

CHƯƠNG IV. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ Y tế (phòng Công nghệ thông tin)

1. Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của HTTĐT của Bộ Y tế, giúp Lãnh đạo Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Hệ thống Thư điện tử, bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử của Bộ Y tế hoạt động thông suốt, liên tục;

2. Thiết lập hệ thống danh bạ điện tử Bộ Y tế, thông tin về danh bạ thư điện tử trong Bộ;

3. Cập nhật thông tin về thư điện tử của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ Y tế theo Quyết định đã được phê duyệt;

4. Cấp cho từng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ Y tế địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử;

5. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với HTTĐT của Bộ Y tế theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức;

6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với HTTĐT của Bộ Y tế, chương trình lọc thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ;

7. Thường xuyên bảo trì, sửa chữa khi có sự cố xảy ra với HTTĐT của Bộ Y tế;

8.  Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của Bộ khai thác, sử dụng HTTĐT của Bộ Y tế;

9. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển HTTĐT của Bộ Y tế để trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt;

10. Lập hộp thư mới, cập nhật lại thông tin về thư điện tử hoặc xoá bỏ các hộp thư điện tử cá nhân của công chức mới được tuyển dụng, công chức chuyển công tác sang đơn vị khác thuộc Bộ hoặc công chức không còn công tác tại Bộ Y tế.

Điều 11. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị

1. Quản lý, chỉ đạo việc sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ.

2. Đôn đốc việc sử dụng HTTĐT tại các đơn vị mình quản lý trong gửi nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức, CCVC và với người dân, doanh nghiệp, nhất là trong công tác cung cấp dịch vụ hành chính công.

Điều 12. Trách nhiệm của Công chức, Viên chức khi sử dụng HTTĐT

1. Hộp thư điện tử của Công chức, viên chức được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao; khi được cấp hộp thư điện tử và mật khẩu (password), Công chức, viên chức phải truy cập vào hộp thư điện tử và thay đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn, bảo mật của hộp thư điện tử được cấp.

2. Sử dụng HTTĐT đúng qui trình, đúng mục đích; thực hiện nghiêm chế độ bí mật thông tin và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận qua HTTĐT.

3. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng

4. Không truy cập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng hộp thư điện tử của mình

5. Nghiêm cấm việc cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cá nhân, hộp thư điện tử công vụ. Có trách nhiệm bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư được cấp và HTTĐT Bộ Y tế. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị mình và thông báo cho Văn phòng Bộ Y tế (Phòng Công nghệt thông tin) để kiểm tra, và cấp lại mật khẩu mới.

6. Không được sử dụng bất kỳ giải pháp, công cụ kỹ thuật nào để phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của mình.

7. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước thì phải khẩn trương báo cáo Thủ trưởng đơn vị của mình. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nơi phát hiện các tài liệu mật phải thông báo cho cơ quan quản lý hệ thống thư điện tử và Lãnh đạo cơ quan nơi gửi đi các văn bản, tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ, đồng thời phải thông báo cho các cơ quan chức năng xem xét mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để tìm biện pháp khắc phục, xử lý.

8. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có virus, thư rác phải xóa bỏ; thư điện tử có chứa mã độc gây nguy cơ phát tán lớn; có lỗi hoặc gặp sự cố trong quá trình sử dụng HTTĐT thì báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Văn phòng Bộ Y tế (phòng Công nghệ thông tin) để phối hợp xử lý, kịp thời.

Điều 13.Quản lý sử dụng hộp thư điện t đơn vị

1. Hộp thư điện tử đơn vị do Lãnh đạo đơn vị quản lý. Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng;

2. Hàng ngày, Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị;

3. Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Lãnh đạo đơn vị quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Lãnh đạo đơn vị;

4. Khi thay đổi vị trí công tác, Lãnh đạo đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Lãnh đạo đơn vị mới.

CHƯƠNG V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Công tác kiểm tra

Các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng hộp thư điện tử của Công chức, viên chức trong công việc và coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của Công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm.

Điều 15.Trong quá trình thực hiện nếu thấy những điểm bất hợp lý, phát sinh, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Bộ - Phòng Công nghệ thông tin để nghiên cứu, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, bổ sung, điều chỉnh cho kịp thời./.

 

 


Tin khác

xem tiếp
h5n1
H7n9
CumA

Đang truy cập: 148

Số lượt truy cập: 53810133